Broadcasts und Alerting in Yellowfin
Aktualisiert: 6. Apr. 2022
Daten verändern sich regelmäßig und sind immer wieder von Schwankungen betroffen. Sind diese Schwankungen nun einfache Ausreißer oder handelt es sich möglicherweise um Fehler?
Der normale BI-Endnutzer hat nicht immer die Möglichkeit täglich in die Daten zu schauen, es kostet Zeit und ist gegebenenfalls umsonst, wenn es keine erwähnenswerten Veränderungen gab.
Was ist aber, wenn die Daten sich unerwartet ändern und es fällt Niemandem auf? Was, wenn Bestellungen, Umsatz, Kosten oder andere wichtige Metriken plötzlich abfallen oder ansteigen?
Probleme, Fehler oder andere große Datenveränderungen können untergehen und werden möglicherweise erst erkannt, wenn es zu spät ist. Benachrichtigungen können Abhilfe schaffen, um regelmäßig auf den aktuellsten Stand gebracht zu werden und dann schnell auf Veränderungen reagieren zu können.
Eine gute Lösung für dieses Problem sind die Broadcasts von Yellowfin. Wir von Peaks & Pies setzen Yellowfin im Bereich der Business Intelligence als Frontend-Tool zur Visualisierung von Daten ein, die unsere Kunden sammeln und in einem Data Warehousespeichern. Mit den Broadcasts von Yellowfin können allgemeine Statusinformationen schnell und automatisiert per E-Mail verbreitet oder als Benachrichtigungen über Veränderungen wie ein Alarm genutzt werden.
Im folgenden Teil dieses Blog-Eintrags zeige ich euch, wie ihr in Yellowfin mithilfe von Broadcasts regelmäßig Informationen versenden könnt und wie Ihr daraus einen Alarm anlegt.
Schritt 1
Erstellt einen neuen Report. Hier geht Ihr als erstes in die Datenansicht und bereitet Eure Daten vor, die Ihr später zeigen wollt. Wählt die Metriken und Dimensionen aus, die Ihr später in den Broadcasts sehen wollt.
Auf jeden Fall sollten die Filter dynamische Werte (Bspw. die letzten 7 Tage) enthalten, um später immer die aktuellsten Werte aus dem Report verschicken zu können.
Tipp: Bedingte Formatierungen werden auch in verschickten Reports übernommen!
Speichert den Report anschließend ab und öffnet ihn in der normalen Ansicht, außerhalb des Editiermodus. In unserem Beispiel haben wir einen Report erstellt und die Dimensionen Date und die Metrik Running Total Cost genutzt. Wir verwenden als Beispiel die tabellarische Ansicht der Daten.
Schritt 2
Ist der Report soweit vorbereitet, dass alle Daten vorhanden sind, kann aus dem Report ein Broadcast angelegt werden:
Klickt in der Report-Ansicht auf das Broadcast Symbol in der oberen Leiste und wählt anschließend Create New und dort entweder:
Broadcast (für mehrere Empfänger) oder
Personal Broadcast (nur für euch)
Für unser Beispiel wählen wir hier die Option Broadcast aus und folgendes Fenster öffnet sich:
Nun müsst ihr oben unter Recipients angeben welche Nutzer oder Nutzergruppe diesen Broadcast erhalten soll. Anschließend könnt ihr einen Betreff und einen E-Mail-Inhalt angeben, wie zum Beispiel einen Einleitungstext. Ist dies erledigt, kann zusätzlich noch das Format des Reports festgelegt werden. Hier könnt ihr euch zwischen mehreren Formaten entscheiden, wobei wir jetzt den HTML-Output nutzen werden.
Schritt 3
Hier müsst ihr euch entscheiden, ob der Broadcast regelmäßig zu festgelegten Intervallen verschickt werden soll (Broadcast) oder ob dieser an eine Alarm-Regel gebunden wird (Alert).
Continuous: Diese Option ermöglicht, dass der Report immer zu dem unter Frequency festgelegten Intervall versendet wird. Dies ist besonders nützlich, wenn man eine tägliche, wöchentliche oder monatliche Zusammenfassung versenden möchte.
Alert: Wählt ihr diese Option, so wird der Report regelmäßig ausgeführt. Jedoch nur dann versendet, wenn eine oder mehrere Regeln erfüllt sind. Habt ihr Alert ausgewählt, dann erscheint eine weitere Option: Add Alert Delivery Rules. Durch Aktivieren dieser Auswahl, erhaltet ihr folgende Ansicht:
Hier wählt ihr nun aus, ob eure Alarm-Regeln gegen jede einzelne Zeile verglichen werden oder ob sie auf eine Aggregation der gesamten Werte angewendet werden sollen. In unserem Beispiel wählen wir hier: One or more rows must match.
Als nächstes könnt ihr festlegen, ob alle Zeilen geprüft werden sollen oder nur die mit dem aktuellsten Datum. Diese Option haben wir hier aktiviert und unsere Dat-Dimension ausgewählt.
Unter Delivery Rule könnt ihr dann eine oder mehrere Regeln definieren. Wir haben hier die Regel gesetzt, dass der Report nur versendet wird, wenn die Running Total Cost 2.000.000€ überschreitet.
Anschließend klickt ihr auf Submit und bestätigt damit die angelegte Regel.
Schritt 4
Als letztes muss immer eine Frequency eingestellt werden, die festlegt, wie oft Yellowfin den Report automatisiert ausführt. Abhängig von der Auswahl wird dieser Broadcast nun direkt versendet oder vorher auf die angelegten Regeln geprüft.
Da wir Alert ausgewählt haben, wählen wir hier eine kürzere Frequenz von alle fünf Minuten.
Mit einem weiteren Klick auf Submit ist der Alert / Broadcast fertig angelegt.
Fertig
Sollte die Running Total Cost über 2.000.000€ steigen, erhalten wir spätestens nach 5 Minuten eine E-Mail als Alert!
Neben dem Broadcast können auch noch weitere Broadcasts oder Alerts zu eurem Report hinzugefügt werden, um unterschiedliche Personen zu verschiedenen Zeiten zu benachrichtigen.
So werdet ihr keine Informationen mehr verpassen und durch Broadcasts immer auf den aktuellsten Stand gebracht.